Chuyện gấp thường không quan trong, chuyện quan trọng thường không gấp!
Eisenhower là tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là tướng trong quân đội Hoa Kỳ, là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh trong Thế chiến thứ 2; đóng góp to lớn cho sự phát triển của hệ thống Xa lộ liên bang Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet (DARPA), chương trình không gian (NASA) và việc sử dụng các nguồn năng lượng thay thế (Atomic Energy Act)...
Ông còn là Hiệu trưởng của Đại học Columbia, Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO và vẫn có thời gian cho hai sở thích: chơi golf và vẽ tranh sơn dầu.
Câu hỏi đặt ra là Eisenhower đã phân bổ thời gian như thế nào để có thể làm được tất cả những công việc đó? Câu trả lời chính là phương pháp mang tên ông: Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Eisenhower Box.
Tại sao phương pháp Ma trận Eisenhower lại hữu ích?
Hãy lấy ví dụ trong công việc: Sếp yêu cầu bạn chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng cho buổi họp ban giám đốc vào đầu tuần tới.
Bạn chỉ có vài ngày để hoàn thành, khối lượng công việc rất nhiều và bạn còn có không ít các đầu việc khẩn cấp khác trong Todo List cần phải giải quyết.
Trước tình thế như vậy, bạn lo lắng, mất tập trung và mọi thứ bắt đầu đảo lộn.
Những tác nhân gây căng thẳng liên quan đến thời gian là một trong số rất nhiều nguyên nhân tạo ra áp lực trong công việc và đây được xem là hệ quả của việc: có quá nhiều thứ phải làm trong khi thời gian rất hạn hẹp.
Lúc này, việc áp dụng ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn xác định được điều gì quan trọng nhất cần phải làm đầu tiên và tối ưu hóa thời gian rất hiệu quả.
Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần tiến tới "loại bỏ" nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức nữa.
Nội dung phương pháp Ma trận Eisenhower
Việc quan trọng và việc khẩn cấp
Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng (Important) chứ không phải vào những thứ khẩn cấp (Urgent).
Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này cũng như để giảm tải áp lực của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ:
Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc. Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.
Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu sự chú ý ngay tức thì và thường gắn với có liên quan tới người khác (mục tiêu của người khác), chẳng hạn như gửi email, gọi điện, tin nhắn mới....
Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng là tập trung vào những công việc không quan trọng, đồng thời có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho thành công trong tương lai.
Nếu chỉ tách biệt mức độ khẩn cấp và quan trọng giữa các công việc một lần thì khá đơn giản, nhưng để tiến hành một cách liên tục có hiệu quả thì không phải dễ dàng. Điều tuyệt với của phương pháp Eisenhower đó là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định mang tính chất lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, lưu ý tối quan trọng là chúng ta cần phải kiên nhẫn áp dụng.
Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả:
Khẩn cấp và quan trọng - Important and Urgent (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp – Important and Not Urgent (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Urgent and Not Important (nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác).
Không khẩn cấp cũng không quan trọng – Not Important and Not Urgent (nhiệm vụ sẽ được loại bỏ).
Để sử dụng nguyên tắc này, đầu tiên bạn cần liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng.
Bước thứ hai là cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như sau.
1.DO - Quan trọng và khẩn cấp
Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:
- Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng...
- Đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty...
- Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình....
Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục 2.
2.PLAN - Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Tuy không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất cả chúng vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và tích lũy để những việc này lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên quan đến công việc,...
Nếu đang làm việc 2.PLAN, nhưng có phát sinh việc 1.DO, thì bạn cần ưu tiên hoàn thành việc 1.DO trước, sau đó sẽ giải quyết nốt việc 2.PLAN đang làm trước đó, chứ không để sang ngày hôm sau.
3.DELEGATE - Không quan trọng nhưng khẩn cấp
Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè,...
Nhận xét
Đăng nhận xét