Kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả có thể giúp bạn xử lý mọi vấn đề nhanh chóng! Điều này có ý nghĩa khi cùng một công việc nhưng có người cần làm trong 1 ngày và người khác chỉ mất khoảng 3 tiếng để giải quyết.
Nếu bạn phải làm việc suốt ngày đêm vẫn không hết việc thì những ý tưởng sau sẽ phần nào giải quyết được những vấn đề bạn đang gặp phải.
Một người có kỹ năng sắp xếp công việc tốt có thể định nghĩa được chính xác công việc mình cần phải hoàn thành, sau đó phân chia các khoảng thời gian hợp lý để thực hiện từng bước một. Đây là kỹ năng cực kỳ quan trọng mà bất kỳ ai cũng nên sở hữu.
Sắp xếp công việc hợp lý giúp bạn không phải ngập đầu trong mớ hỗn độn công việc đếy, hãy cùng tìm hiểu và thực hiện những hành động sau đây nhé!
1. Liệt kê chi tiết công việc cần phải làm
Đừng quá tự tin vào trí nhớ của mình, một lúc nào đó bạn sẽ quên mất việc mình cần phải làm. Khi bắt tay vào kế hoạch, nếu bạn quên một phần việc nào đó sẽ gây ảnh hưởng rất nhiều tới những công việc sau và bạn không thể kiểm soát được các mốc thời gian
Các bạn nên liệt kê tất cả những công việc mà mình cần phải thực hiện theo giờ, ngày, tuần, tháng, năm… Dự định thời gian thực hiện từng đầu mục công việc và bạn sắp xếp vào quỹ thời gian 24 giờ của mình một cách hợp lý nhất.
2. Đặt ghi chú ở nơi dễ quan sát
Rắc rối sẽ xảy ra khi bạn đã lên một bảng kế hoạch chi tiết công việc và lưu tất cả trên máy tính hay laptop - và khi bạn đang ở bên ngoai công ty, muốn kiểm tra lại công việc tiếp theo cần làm -bạn lại phải mở laptop ra để kiểm tra. Điều này thật bất tiện, phải không?
Có 2 cách để chúng ta có thể lập và ghi nhớ lịch hành động cho từng việc: 1 là trình bày bảng kế công việc và dán tại nơi làm việc và/hoặc ở nhà. Một phương thức cực kỳ hiệu quả mà tôi đang áp dụng - đó là Action Plan 90 ngày trên 1 tờ giấy cỡ A0 dán trên tường phòng làm việc.
Trong thời đại công nghệ ngày nay, bạn có thể tận dụng các ứng dụng ghi chú và nhắc việc trên điện thoại và đồng bộ với máy tính giúp bạn không bỏ sót bất kỳ phần việc nào. Mỗi việc khi thực hiện xong bạn hãy đánh dấu đã hoàn thành để đánh giá tiến độ.
3. Tập trung cao độ khi thực hiện công việc
Một trong những vấn đề mà nhiều người gặp phải nhất hiện nay đó là mức độ tập trung cho công việc. Khi đã lên được một kế hoạch công việc chi tiết thì bạn cần tập trung cao độ để hoàn thành phần việc đó một cách nhanh nhất, hãy cố gắng tránh để việc khác khiến bạn bị bị phân tâm.
Một người không có kỹ năng sắp xếp công việc thường rất dễ bị phân tâm, người đó thường xuyên không hoàn thành công việc được giao, liên tục than thở không có thời gian làm việc những vẫn thường xuyên lướt facebook, nhắn tin, gọi video,… cho việc cá nhân thông thường.
4. Để cơ thể được nghỉ ngơi
Đừng quá sức để làm việc như một cái máy và cố hoàn thành công việc, điều đó khiến bạn từ từ kiệt sức - năng suất làm việc sẽ giảm dần theo thời gian.
Để làm việc thực sự hiệu quả, các bạn nên dành một khoảng thời gian nghỉ ngơi hợp lý để cơ thể phục hồi. Tốt hơn hết sau khi thực hiện xong một hạng mục công việc bạn nên nghỉ 5-20 phút (tùy vào khối lượng công việc). Đây là khoảng thời gian quý giá để não bộ và cơ bắp được nghỉ ngơi, giúp bạn có trạng thái tốt nhất tiếp tục làm việc.
5. Kiểm tra tiến độ làm việc
Một khi đã lập lịch mọi việc bạn cần phải làm, bạn cần phải xác định thời gian chính xác cần hoàn tất việc đó. Bạn phải thường xuyên kiểm tra xem khi thực hiện công việc có đúng theo như tiến độ mình đã đề ra hay không (tốt nhất là mỗi cuối ngày), có những điều chỉnh kịp thời nhằm tránh ảnh hưởng tới những công việc tiếp theo.
Nếu bạn sử dụng các ứng dụng nhắc việc như Task, Todo List, Trello,... Hãy nghiêm túc cập nhật tiến độ của mình cào các thẻ, các bảng của mình!
6. Dành một khoảng thời gian dự phòng
Việc trên đời chưa bao giờ được hoàn tất một cách suôn sẻ mà không có sự cố nào. Hãy sắp xếp các khoảng thời gian dự phòng nhất định để giúp bạn xử lý những vấn đề phát sinh.
7. Chăm sóc sức khỏe
Việc dù đơn giản cũng khó mà hoàn thành nếu như cơ bạn thể lúc nào cũng mệt mỏi. Sức khỏe luôn là yếu tố vô cùng quan trọng quyết định chất lượng của kỹ năng sắp xếp công việc.
Bạn nên dành 30 - 60 phút mỗi ngày cho những bài tập thể dục rèn luyện cơ thể, việc này còn giúp giảm căng thẳng, stress.
Kỹ năng sắp xếp công việc là một yếu tố vô cùng quan trọng đối với bất kỳ ai. Hãy lên một bảng kế hoạch chi tiết và nghiêm túc để hoàn thành nó một cách xuất sắc
Hy vọng những thông tin trên có thể giúp bạn giải quyết được những vấn đề trong công việc cũng như cuộc sống. Chúc bạn thành công!
Nhận xét
Đăng nhận xét